安排
这一版的目录按公司顺序排列在缩微胶片上。某一公司发行的所有目录，不论其名称如何更改，都在公司标题下收集，并按出版或发行日期的时间顺序排列，除非在少数拍摄困难的情况下，必须对顺序进行微小的更改。在更一般的层面上，这些公司被分为四大类:1)1900年以前主要活跃的生产商和代理商，2)1900年以后活跃的生产商，3)1900年以后活跃的设备制造商，4)1900年以后活跃的分销商。
卷笔记
的卷笔记在本指南中为读者提供了每个目录的描述性条目的完整列表及其PDF链接;这些条目与影片中出现的材料顺序相同。每个条目都包含公司名称、目录标题和日期、页面长度、关于副本状况的任何特殊信息，以及每个收藏该项目的机构的指示。
帧识别
微缩胶片的每一帧都由字母数字标识唯一标识。每个公司都被分配了一个独特的字母代码，从a开始，一直到Z，然后从AA到FF。在一个公司标题下的所有材料框架从001开始连续编号。字母代码和数字的组合构成帧名称，例如A-002或J-963。使用这些帧名称，Reel Notes的读者可以快速识别版本中任何目录的位置。这些名称出现在微缩胶片上每一帧的顶部。为了方便读者，每个帧也有一个标识公司的运行头。
目标
在缩微胶卷上，每个公司的部分以一个描述性的目标开始，列出了该公司每个目录的条目。这些条目的顺序与它们在电影中出现的顺序相同。每个目录的目标条目包含与Reel Notes中的条目相同的信息，只是没有指明帧名称。然而，在某些情况下，Reel Notes包括在缩微拍摄完成后所做的更正和补充。
目录条目
Reel Notes和目标都列出了出现在缩微胶片上的每个目录的条目。在条目中显示信息时遵循某些约定。当文档上的公司名称与列出它的名称不同时，变体名称包含在目录标题前面的圆括号中。凡是由编辑提供的信息，请在括号内注明。所有持有特定目录副本的机构都被引用，每个机构都用标准缩写来标识(参见参与博物馆，档案和仓库的清单的关键)．首先列出的机构是提供本版本使用的目录或复印件的机构。只有影印本的，在括号内注明名称。在少数情况下，无法找到某个特定目录的原始目录。在这些情况下，影印本是缩微照相的，在目录条目中，在机构名称旁边用星号表示这一点。